Panduan Pengendalian Mesyuarat Agensi Kerajaan Ikut Pekeliling 2018

09:25:00
Panduan ini bertujuan untuk menerangkan kepada agensi Kerajaan berkaitan tata cara pengurusan mesyuarat secara digital ke arah pengendalian mesyuarat yang lebih sistematik, seragam dan efektif.

Gelombang perubahan globalisasi dan kemunculan teknologi terkini yang dikenali sebagai Revolusi Industri Keempat menyaksikan segala bentuk kefahaman, akses, etos serta budaya yang mendasari hubungan di antara rakyat dan kerajaan serta agensi telah berubah.

Memiliki organisasi awam yang cemerlang tadbir urusnya merupakan pra syarat penting dalam mendepani landskap baharu ini bagi membolehkan perkhidmatan awam terus tangkas memenuhi ekspektasi rakyat dan melonjakkan negara ke persada dunia. Usaha mencipta trajektori baharu ini juga akan menjadi lebih signifikan melalui pemanfaatan teknologi digital.

Klik sini untuk myMesyuarat
Keberkesanan tadbir urus pelaksanaan sesuatu keputusan mesyuarat agensi Kerajaan sangat berkait rapat dengan kaedah penyampaian keputusan mesyuarat serta kaedah pemantauan tindakan kepada keputusan berkenaan.
Mesyuarat merupakan satu mekanisme utama yang digunakan oleh agensi Kerajaan untuk:

1. merancang pelaksanaan sesuatu dasar dan program Kerajaan;
2. memperoleh nasihat daripada pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu;
3. menyelaras dan memantau usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan yang dilakukan oleh semua agensi Kerajaan yang terlibat dibuat secara bersepadu;
4. membuat keputusan secara kolektif melalui perbincangan dan perundingan; dan
5. menyelesaikan masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan.

Bagi memantapkan pengurusan mesyuarat agensi Kerajaan, maka panduan ini dihasilkan dengan memfokuskan elemen utama seperti yang berikut:

(i) Tanggungjawab Urus Setia Mesyuarat:

Peringkat I: Tindakan Sebelum Mesyuarat;
Peringkat II: Tindakan Semasa Mesyuarat; dan
Peringkat III: Tindakan Selepas Mesyuarat.

(ii) Format Penyediaan Minit Mesyuarat; dan

(iii) Panduan Penggunaan Sistem MyMesyuarat.

Bagi urusan mesyuarat yang melibatkan dokumen terperingkat, agensi Kerajaan hendaklah mematuhi tata cara pengurusan dokumen terperingkat seperti yang berikut:

(i) Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan) 1986; dan

(ii) Arahan Keselamatan.


Panduan ini menerangkan kaedah baharu pengurusan mesyuarat secara digital menerusi sistem MyMesyuarat. Agensi perlulah memastikan tata cara yang digariskan dalam panduan ini dipenuhi selaras dengan hasrat Kerajaan menjadikan Sistem MyMesyuarat sebagai kaedah utama bagi memastikan pengendalian mesyuarat yang lebih cekap dan sistematik.

Panduan Penggunaan Sistem MyMesyuarat dilampirkan pada Lampiran A PEKELILING TRANSFORMASI PENTADBIRAN AWAM BIL. 2 TAHUN 2018 dan boleh dilayari di portal MyMesyuarat di http://portal.mymesyuarat.gov.my.

Panduan ini juga boleh dirujuk sekiranya pengurusan mesyuarat dilaksanakan secara manual bagi agensi yang masih dalam fasa peralihan ke arah menggunakan Sistem MyMesyuarat sepenuhnya.

Muat Turun:



Muat Turun:







loading...

Share this

Related Posts

Previous
Next Post »